Trực Quan Hóa Lịch Sử Công Tác Của Nhân Viên Bằng Biểu Đồ Gantt trong Power BI

Quản lý quá trình công tác của nhân viên — từ ngày gia nhập, thuyên chuyển đến nghỉ việc — là yếu tố quan trọng trong quản trị nhân sự. Tuy nhiên, dữ liệu thường phân tán khiến việc theo dõi tổng thể trở nên khó khăn. Trong quá trình làm việc, tôi nhận thấy biểu đồ Gantt không chỉ hữu ích trong quản lý dự án mà còn hiệu quả trong trực quan hóa lịch sử làm việc của nhân viên. Tôi đã sử dụng biểu đồ Gantt trong Power BI (Microsoft Visual Gantt v3.0.12.0) để hiển thị khoảng thời gian làm việc và trạng thái từng giai đoạn (đang làm, thuyên chuyển, nghỉ việc), giúp dễ dàng theo dõi quá trình gắn bó và biến động nhân sự theo thời gian.

Hướng dẫn thực hiện

1. Nhập Visual Gantt

• Vào Visualizations → dấu ba chấm (...) → Get more visuals.

• Tìm "Gantt" của Microsoft Corporation → Nhấn “Add” để thêm vào báo cáo.

2. Chuẩn bị dữ liệu

• Kết nối với nguồn dữ liệu của bạn từ Excel, SharePoint, Database, v.v.
• Đảm bảo dữ liệu có các cột như sau:
  • Tên Nhân Viên (hoặc Mã Nhân Viên)
  • Trạng Thái Nhân Viên, ví dụ "Đang làm việc", "Thuyên chuyển", "Nghỉ việc" — dùng để xác định màu sắc và lý do kết thúc giai đoạn
  • Ngày Bắt Đầu (Start Date): ngày bắt đầu giai đoạn làm việc
  • Ngày Kết Thúc Thực Tế: Ngày nhân viên thuyên chuyển sang vị trí/ cơ sở khác hoặc ngày nhân viên nghỉ việc tại công ty
  • Lưu ý quan trọng:
    • Mỗi dòng dữ liệu đại diện cho một giai đoạn làm việc liên tục với trạng thái kết thúc xác định ("Thuyên chuyển" hoặc "Nghỉ việc").
    • Nếu nhân viên vẫn đang làm việc và chưa có ngày kết thúc, bạn có thể để trống hoặc điền vào ngày hiện tại.
    • Các cột Ngày Bắt Đầu và Ngày Kết Thúc Thực Tế phải có kiểu dữ liệu Date trong Power BI.
    • Cột Trạng Thái Nhân Viên sẽ được dùng để tô màu các thanh trong biểu đồ.

3. Điền các trường dữ liệu

• Kéo visual Gantt vào báo cáo.
• Trong ngăn Fields, kéo các trường như sau:

4. Chỉnh sửa các tính năng quan trọng

• Chọn visual bạn vừa tạo → "Format your visual" → "Visual" → “General” → Group Tasks = On.

• Các giai đoạn làm việc của cùng một nhân viên sẽ được gom chung thành một dòng duy nhất
• Cũng trong "Format your visual" → "Visual" → “Date type” → Type = Year.

• Trục thời gian sẽ được hiển thị theo từng năm để dễ nhìn hơn nếu nhân sự có khoảng thời gian làm việc lâu dài

Kết quả thu được

Với cách thiết lập này, biểu đồ Gantt sẽ hiển thị:

• Mỗi nhân viên hiển thị trên một dòng duy nhất, trực quan và dễ theo dõi.
• Các thanh màu nối tiếp thể hiện từng giai đoạn làm việc:
  • Ví dụ: Nếu nhân viên Addison Tournie có một thanh vàng ("Thuyên chuyển") nối tiếp một thanh xanh ("Đang làm việc"), bạn biết ngay ông ấy đã chuyển bộ phận vào ngày kết thúc của thanh vàng.
• Độ dài các thanh thể hiện thời gian làm việc ở mỗi bộ phận/giai đoạn.
• Màu sắc cuối cùng cho thấy tình trạng hiện tại của nhân viên.

Cách trực quan hóa này giúp tôi nhanh chóng trả lời các câu hỏi như: Nhân viên nào có thời gian gắn bó lâu nhất? Tỷ lệ thuyên chuyển nội bộ ra sao? Có xu hướng nghỉ việc nào theo thời gian hoặc bộ phận không?

Kết luận

Mặc dù visual Gantt của Microsoft có thể có một số hạn chế nhất định (ví dụ: không thể tùy chỉnh tooltips, khả năng phân cấp dữ liệu có thể không linh hoạt như các visual khác), lợi ích về sự rõ ràng, khả năng khám phá dữ liệu và hỗ trợ ra quyết định mà phương pháp này mang lại là rất đáng kể, đóng góp tích cực vào công tác quản lý và hoạch định nguồn nhân lực chiến lược.